EXCELLENCE COLLABORATIVE

Réunions collaboratives :
Le Work-out digital™

VOUS CHERCHEZ UNE SOLUTION POUR ANIMER VOS RÉUNIONS ? AMÉLIORER LE TRAVAIL D’ÉQUIPE ? OU ENCORE METTRE EN ŒUVRE LES DÉCISIONS PRISES LORS DE VOS RÉUNIONS ?
VOICI COMMENT RENDRE VOS RÉUNIONS EFFICACES !

LES « RÉUNIONS COLLABORATIVES » SONT GÉRÉES PAR L’ASSOCIATION DE TECHNIQUES DE FACILITATION AVEC DU MANAGEMENT VISUEL INTERACTIF GRÂCE À DES SOLUTIONS DIGITALES

LEADER DE LA FACILITATION, KA MATE Strategy a innové en digitalisant ses techniques de Facilitation pour les adapter à l’environnement actuel certes, mais surtout pour rendre le « moment » de la réunion plus dynamique, et accessible à tous les participants quelle que soit la distance qui les séparent.

Le process de Facilitation digitalisé s’appelle le WORK-OUT DIGITAL™. C’est une de nos méthodes de l’EXCELLENCE COLLABORATIVE.

RÉUNIONS COLLABORATIVES : DESCRIPTION

ACCÉLÉRATION & AGILITÉ DANS LA PRISE DE DÉCISION et LA MISE EN ŒUVRE DES DÉCISIONS

Les réunions « classiques » sont souvent un partage de l’information sur une donnée du passé (on situe un problème) et lorsque les participants convoqués se retrouvent dans la salle de réunion, des solutions ou actions sont évoquées, mais malheureusement sans mesure de leurs contributions à résoudre le problème ou sans mise en œuvre réellement efficace.
De plus, aussi bien le partage et la remontée de l’information que les personnes réellement concernées par le problème, ou encore la notion de travail en équipe, sont les grands absents de ces réunions.

Les méthodologies appliquées lors d’une réunion collaborative transforment la réunion classique en session de travail décisionnelle avec un pilotage du suivi des mises en œuvre de ces décisions.

Nos sessions de travail sont issues du WORK-OUT, process de FACILITATION.

La réunion est facilitée dans un lieu dédié à l’extérieur de votre entreprise (ou selon votre choix créé dans votre entreprise).
C’est l’ENVIRONNEMENT COLLABORATIF DE L’ÉQUIPE appelé la COLLABORATIVE ROOM .

COMMENT SE DÉROULE UNE RÉUNION COLLABORATIVE ?

Ce qui fait le succès d’une réunion à valeur ajoutée, ce sont deux étapes complémentaires au « moment » de la réunion, à savoir, en amont la préparation de la réunion et deuxièmement « l’après-réunion » c’est-à-dire son suivi afin d’implémenter les solutions décidées de façon rapide et efficace.
Les 3 phases font partie du process de Facilitation WORK-OUT DIGITAL™.

WORK-OUT DIGITAL™

Process de FACILITATION DIGITALISÉ

GE WORK-OUT
Notre savoir-faire est issu de nos expériences auprès de Jack WELCH et à « l’ère Jack WELCH » (années ’90), période pendant laquelle J. WELCH a fait une priorité absolue de la Facilitation (haute maîtrise d’outils et techniques de Management) et des sessions WORK-OUT (sessions de travail collaboratives). Le but était de favoriser la rapidité et l’agilité dans la prise de décisions, tout en renforçant l’efficacité dans la mise en œuvre de ces décisions.

De cette expérience GE, nous avons continuellement amélioré les process de facilitation jusqu’à les rendre complètement digitalisés et adaptés à l’évolution des comportements.

TEAMS AT THE TOP
Créer des équipes qui passent de bonnes à excellentes n’est pas une évidence.
C’est même la partie la plus complexe d’une réunion que de gérer « l’humain ».
En effet, au sein d’une réunion, la diversité des comportements, des points de vue, des idées, mélangés aux enjeux de relations, de pouvoirs, d’égos,... sont autant d’éléments complexes à gérer. Le rôle du faciliteur est essentiel. « Extérieur » à l’équipe, nos faciliteurs ont donc un rôle de neutralité, ils vont devoir encourager le groupe, donner des instructions, apaiser les tensions, jouer un rôle de modérateur ou « d’accélérateur » et, souvent, « discipliner » le groupe jusqu’à leur faire acquérir les bons réflexes de comportements pour réussir le travail en équipe. Toute cette facilitation humaine doit être reliée à une parfaite maîtrise des outils et méthodes de management pour gérer la partie « technique » de la réunion.

Nos faciliteurs doivent trouver la meilleure méthode pour dégager un consensus sur les décisions à prendre.

INTERVIEW INDIVIDUEL
Lorsque le faciliteur choisit le groupe des participants, il s’assure qu’il réunit toutes les personnes concernées par le problème quel que soit le niveau hiérarchique du participant.
Le faciliteur va devoir évaluer la complexité du problème en identifiant les compréhensions de chacun sur l’identification des problèmes ainsi que les points forts et faibles des objectifs.

Pour cela, il effectuera des interviews individuels menés avant le début des sessions avec chaque participant.

ORGANISATION SANS FRONTIÈRE
En réunion, les participants réunis ont des responsabilités bien distinctes, habitués à un mode en silo uniquement, avec une communication relativement bridée, ce qui a pour résultat un groupe sans réelle cohésion, où barrières fonctionnelles et humaines sont très distinctes.
Le rôle du faciliteur va être de « casser » ces barrières afin de conduire et orienter le groupe vers un travail d’équipe intensif, dans un laps de temps restreint.

Le but est de réussir à changer les comportements du groupe au fur et à mesure du déroulé de la réunion, pour obtenir un travail d’équipe en transverse, sans frontière et en toute transparence.

LES 3 OBJECTIFS D’UNE SESSION WORK-OUT

DYNAMIQUE | APPROPRIATION | MISE EN ŒUVRE

Plongés dans un environnement de travail collaboratif grâce au faciliteur, les membres de l’équipe parviendront à co-construire les solutions les plus adaptées aux problématiques ; l’équipe est en effet mise dans une situation de session de travail et de prises de décisions (contrairement à une réunion dite « classique »).
Tout le process de facilitation repose sur des techniques de management et outils adaptés au sujet de la session de travail et c’est la création de cette dynamique de l’équipe permettant la construction des solutions qui va créer un effet d’appropriation des décisions. C’est cette appropriation qui elle-même facilitera l’action et la mise en œuvre, chacun étant convaincu que la solution lui appartient. Lorsque vous décidez vous-même d’une action, vous êtes plus enclin à la mettre en place. C’est cet enchaînement qui garantira le succès de la mise en œuvre !

En résumé
Seule l’appropriation des décisions vous garantira une mise en œuvre rapide et efficace et fera de votre réunion collaborative un succès !

POUR QUELS BESOINS ?

Quelques exemples

• Réunions participatives et interactives
• Brainstorming de créativité
• Gestion de projets
• Résolutions de problèmes
• Analyses des Causes Racines
• Team Building & Dynamique d’Equipe

4 PROPOSITIONS

1. SESSION DE FACILITATION

Votre besoin
Un faciliteur pour animer votre réunion collaborative.
La solution
Le WORK-OUT DIGITAL™
Inclus
Le process complet de la gestion de la réunion (les 3 phases : préparation – facilitation – suivi)

2. SESSION DE FACILITATION À L’EXTERIEUR

Votre besoin
Un faciliteur pour animer votre réunion collaborative à l’extérieur de votre entreprise, dans un lieu dédié au Work-Out Digital™
La solution
Le WORK-OUT DIGITAL™ dans une de nos Collaborative Rooms à l’extérieur
Inclus
Le process complet de la gestion de la réunion (les 3 phases : préparation – facilitation – suivi), le lieu (Paris), les pauses, et déjeuner.

3. COLLABORATIVE ROOM DANS VOTRE ENTREPRISE

Votre besoin
Créer le lieu dédié à toutes vos réunions Collaboratives en interne avec l’accompagnement d’un faciliteur pour animer vos réunions collaboratives.
La solution
Le pack : COLLABORATIVE ROOM avec WORK-OUT DIGITAL™
Inclus
Nous créons la Collaborative Room dans votre entreprise et nos faciliteurs se déplacent lors de chaque réunion collaborative.

4. FORMATIONS FACILITATION

Votre besoin
Vous souhaitez former vos managers à la Facilitation pour devenir autonome soit au sein de votre Collaborative Room soit pour faciliter toutes vos réunions de prises de décisions ?
La solution
Formation de FACILITATION (WORK-OUT DIGITAL™) dans une de nos Collaborative Rooms à l’extérieur, ou au sein de votre entreprise.
Inclus
Out : le process complet de la gestion de la réunion (les 3 phases : préparation – facilitation – suivi), le lieu (Paris), les pauses, et déjeuner.
In : le déplacement du formateur (Lead Facilitator)
Dans les 2 cas : tous les supports didactiques.