EXCELLENCE COLLABORATIVE

Réunions collaboratives :
Le Work-out digital™

VOUS CHERCHEZ UNE SOLUTION POUR ANIMER VOS RÉUNIONS ? AMÉLIORER LE TRAVAIL D’ÉQUIPE ? OU ENCORE METTRE EN ŒUVRE LES DÉCISIONS PRISES LORS DE VOS RÉUNIONS ?
VOICI COMMENT RENDRE VOS RÉUNIONS EFFICACES !

LES « RÉUNIONS COLLABORATIVES » SONT GÉRÉES PAR L’ASSOCIATION DE TECHNIQUES DE FACILITATION AVEC DU MANAGEMENT VISUEL INTERACTIF GRÂCE À DES SOLUTIONS DIGITALES

LEADER DE LA FACILITATION, KA MATE Strategy a innové en digitalisant ses techniques de Facilitation pour les adapter à l’environnement actuel certes, mais surtout pour rendre le « moment » de la réunion plus dynamique, et accessible à tous les participants quelle que soit la distance qui les séparent.

Le process de Facilitation digitalisé s’appelle le WORK-OUT DIGITAL™. C’est une de nos méthodes de l’EXCELLENCE COLLABORATIVE.

RÉUNIONS COLLABORATIVES : DESCRIPTION

ACCÉLÉRATION & AGILITÉ DANS LA PRISE DE DÉCISION et LA MISE EN ŒUVRE DES DÉCISIONS

Les réunions « classiques » sont souvent un partage de l’information sur une donnée du passé (on situe un problème) et lorsque les participants convoqués se retrouvent dans la salle de réunion, des solutions ou actions sont évoquées, mais malheureusement sans mesure de leurs contributions à résoudre le problème ou sans mise en œuvre réellement efficace.
De plus, aussi bien le partage et la remontée de l’information que les personnes réellement concernées par le problème, ou encore la notion de travail en équipe, sont les grands absents de ces réunions.

Les méthodologies appliquées lors d’une réunion collaborative transforment la réunion classique en session de travail décisionnelle avec un pilotage du suivi des mises en œuvre de ces décisions.

Nos sessions de travail sont issues du WORK-OUT, process de FACILITATION.

La réunion est facilitée dans un lieu dédié à l’extérieur de votre entreprise (ou selon votre choix créé dans votre entreprise).
C’est l’ENVIRONNEMENT COLLABORATIF DE L’ÉQUIPE appelé la COLLABORATIVE ROOM .

COMMENT SE DÉROULE UNE RÉUNION COLLABORATIVE ?

Ce qui fait le succès d’une réunion à valeur ajoutée, ce sont deux étapes complémentaires au « moment » de la réunion, à savoir, en amont la préparation de la réunion et deuxièmement « l’après-réunion » c’est-à-dire son suivi afin d’implémenter les solutions décidées de façon rapide et efficace.
Les 3 phases font partie du process de Facilitation WORK-OUT DIGITAL™.

WORK-OUT DIGITAL™

Process de FACILITATION DIGITALISÉ

GE WORK-OUT
Notre savoir-faire est issu de nos expériences auprès de Jack WELCH et à « l’ère Jack WELCH » (années ’90), période pendant laquelle J. WELCH a fait une priorité absolue de la Facilitation (haute maîtrise d’outils et techniques de Management) et des sessions WORK-OUT (sessions de travail collaboratives). Le but était de favoriser la rapidité et l’agilité dans la prise de décisions, tout en renforçant l’efficacité dans la mise en œuvre de ces décisions.

De cette expérience GE, nous avons continuellement amélioré les process de facilitation jusqu’à les rendre complètement digitalisés et adaptés à l’évolution des comportements.

TEAMS AT THE TOP
Créer des équipes qui passent de bonnes à excellentes n’est pas une évidence.
C’est même la partie la plus complexe d’une réunion que de gérer « l’humain ».
En effet, au sein d’une réunion, la diversité des comportements, des points de vue, des idées, mélangés aux enjeux de relations, de pouvoirs, d’égos,... sont autant d’éléments complexes à gérer. Le rôle du faciliteur est essentiel. « Extérieur » à l’équipe, nos faciliteurs ont donc un rôle de neutralité, ils vont devoir encourager le groupe, donner des instructions, apaiser les tensions, jouer un rôle de modérateur ou « d’accélérateur » et, souvent, « discipliner » le groupe jusqu’à leur faire acquérir les bons réflexes de comportements pour réussir le travail en équipe. Toute cette facilitation humaine doit être reliée à une parfaite maîtrise des outils et méthodes de management pour gérer la partie « technique » de la réunion.

Nos faciliteurs doivent trouver la meilleure méthode pour dégager un consensus sur les décisions à prendre.

INTERVIEW INDIVIDUEL
Lorsque le faciliteur choisit le groupe des participants, il s’assure qu’il réunit toutes les personnes concernées par le problème quel que soit le niveau hiérarchique du participant.
Le faciliteur va devoir évaluer la complexité du problème en identifiant les compréhensions de chacun sur l’identification des problèmes ainsi que les points forts et faibles des objectifs.

Pour cela, il effectuera des interviews individuels menés avant le début des sessions avec chaque participant.

ORGANISATION SANS FRONTIÈRE
En réunion, les participants réunis ont des responsabilités bien distinctes, habitués à un mode en silo uniquement, avec une communication relativement bridée, ce qui a pour résultat un groupe sans réelle cohésion, où barrières fonctionnelles et humaines sont très distinctes.
Le rôle du faciliteur va être de « casser » ces barrières afin de conduire et orienter le groupe vers un travail d’équipe intensif, dans un laps de temps restreint.

Le but est de réussir à changer les comportements du groupe au fur et à mesure du déroulé de la réunion, pour obtenir un travail d’équipe en transverse, sans frontière et en toute transparence.

LES 3 OBJECTIFS D’UNE SESSION WORK-OUT

DYNAMIQUE | APPROPRIATION | MISE EN ŒUVRE

Plongés dans un environnement de travail collaboratif grâce au faciliteur, les membres de l’équipe parviendront à co-construire les solutions les plus adaptées aux problématiques ; l’équipe est en effet mise dans une situation de session de travail et de prises de décisions (contrairement à une réunion dite « classique »).
Tout le process de facilitation repose sur des techniques de management et outils adaptés au sujet de la session de travail et c’est la création de cette dynamique de l’équipe permettant la construction des solutions qui va créer un effet d’appropriation des décisions. C’est cette appropriation qui elle-même facilitera l’action et la mise en œuvre, chacun étant convaincu que la solution lui appartient. Lorsque vous décidez vous-même d’une action, vous êtes plus enclin à la mettre en place. C’est cet enchaînement qui garantira le succès de la mise en œuvre !

En résumé
Seule l’appropriation des décisions vous garantira une mise en œuvre rapide et efficace et fera de votre réunion collaborative un succès !

POUR QUELS BESOINS ?

Quelques exemples

• Réunions participatives et interactives
• Brainstorming de créativité
• Gestion de projets
• Résolutions de problèmes
• Analyses des Causes Racines
• Team Building & Dynamique d’Equipe

4 PROPOSITIONS

1. SESSION DE FACILITATION

Votre besoin
Un faciliteur pour animer votre réunion collaborative.
La solution
Le WORK-OUT DIGITAL™
Inclus
Le process complet de la gestion de la réunion (les 3 phases : préparation – facilitation – suivi)

2. SESSION DE FACILITATION À L’EXTERIEUR

Votre besoin
Un faciliteur pour animer votre réunion collaborative à l’extérieur de votre entreprise, dans un lieu dédié au Work-Out Digital™
La solution
Le WORK-OUT DIGITAL™ dans une de nos Collaborative Rooms à l’extérieur
Inclus
Le process complet de la gestion de la réunion (les 3 phases : préparation – facilitation – suivi), le lieu (Paris), les pauses, et déjeuner.

3. COLLABORATIVE ROOM DANS VOTRE ENTREPRISE

Votre besoin
Créer le lieu dédié à toutes vos réunions Collaboratives en interne avec l’accompagnement d’un faciliteur pour animer vos réunions collaboratives.
La solution
Le pack : COLLABORATIVE ROOM avec WORK-OUT DIGITAL™
Inclus
Nous créons la Collaborative Room dans votre entreprise et nos faciliteurs se déplacent lors de chaque réunion collaborative.

4. FORMATIONS FACILITATION

Votre besoin
Vous souhaitez former vos managers à la Facilitation pour devenir autonome soit au sein de votre Collaborative Room soit pour faciliter toutes vos réunions de prises de décisions ?
La solution
Formation de FACILITATION (WORK-OUT DIGITAL™) dans une de nos Collaborative Rooms à l’extérieur, ou au sein de votre entreprise.
Inclus
Out : le process complet de la gestion de la réunion (les 3 phases : préparation – facilitation – suivi), le lieu (Paris), les pauses, et déjeuner.
In : le déplacement du formateur (Lead Facilitator)
Dans les 2 cas : tous les supports didactiques.

 

 

CONDUITE DU CHANGEMENT et TRANSFORMATIONS

DEPUIS LES ANNÉES 2000, NOUS ACCOMPAGNONS LES CEOS ET LEURS ÉQUIPES DIRIGEANTES À DÉVELOPPER ET À S’APPROPRIER LES OUTILS DE PILOTAGE POUR LES PROJETS DE CHANGEMENT, PROGRAMMES DE TRANSFORMATION DE L’ENTREPRISE OU POUR L’EXÉCUTION DE LEUR STRATÉGIE. 

OUTILS

Facilitation des sessions Work-Out,
Town Meeting
Process CAP (Change acceleration process).

L’ÉQUATION DU CHANGEMENT

Quelques soient les projets d’évolution ou de transformation (IT, Process, Organisation, Métiers, Techniques, Marchés, M&A …), l’équation suivante sera toujours vérifiée.

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L’efficacité du changement que vous souhaitez mettre en œuvre sera le produit de la Qualité de ce changement par l’acceptation que les équipes auront de ce changement.

Si la Qualité de votre changement est nulle, l’efficacité du changement le sera également. Par contre, une très grande Qualité de votre changement n’est pas garante de son Efficacité. En effet, une appropriation très faible de ce changement par les équipes impliquées conduira inévitablement à une Efficacité très faible.
Mais dès que le facteur d’Acceptation est élevé et qu’il est combiné à une Qualité forte, le produit des deux conduira à une Efficacité redoutable.
Depuis plus de 25 ans nous accompagnons les entreprises à travers le monde pour leur permettre de mettre en oeuvre rapidement et efficacement les changements nécessaires à leur évolution.

Notre méthodologie s’appuie sur les outils qui ont largement contribués au succès de GE dans les années 90 (sous la présidence de Jack Welch), décennie marquée par des évolutions et des changements majeurs pour cette organisation et qui ont fortement contribués à son succès.

POURQUOI CIBLONS-NOUS LES CEOS ET LEURS ÉQUIPES DIRIGEANTES ?

A partir de notre expérience sous Jack Welch, nous avons développé une conviction sur la mise en place des plans de Transformation et des projets de changement au sein des Entreprises.

1. INITIATIVE TOP-DOWN
Tout programme/projet de changement ou plan de transformation doit être, au démarrage, une initiative Top-Down. Sans l’exemplarité de l’équipe dirigeante sur ce changement, tous les efforts financiers ou humains que vous pourriez y consacrer seront vains pour obtenir un changement durable.

D’un côté, l’aspect technique du changement mis en oeuvre est suivi par un comité de pilotage dédié. De l’autre, l’appropriation du changement ainsi que les impacts attendus sur le business, par la mise en œuvre de ce changement, doivent être pilotés par l’équipe dirigeante. Sans cette implication forte, affichée et régulière de la direction, le changement demandé sera perçu comme un « effet de mode » sans véritable impact sur l’entreprise, et au bout de quelques mois, « les choses » redeviendront comme avant !

2. QUALITÉ & ACCEPTATION
Une fois l’approche Top-Down initiée, le changement peut être mis en oeuvre au sein de l’organisation. Le changement viendra toujours de l’intérieur de l’entreprise, aussi faut-il accompagner, dès le démarrage, la gestion technique du changement par le développement de l’acceptation de ce changement par la population cible où ce changement doit être mis en oeuvre.

Cet accompagnement pour le développement de l’appropriation doit être considéré comme un projet en soi. L’élément clé consiste à développer un réseau de champions du changement en interne, représentatif de la population cible où le changement doit être mis en oeuvre. Leur rôle est de localiser les résistances (ainsi que leurs types) pour identifier les actions à mener localement, ou globalement si possible, afin de lever ces résistances.

Comment développer un réseau de champions du changement ?

Nous pensons qu’en utilisant un réseau de champions du changement interne à votre entreprise vous gagnerez en temps et en efficacité dans l’appropriation de la mise en œuvre de votre programme de changement. Cependant, pour garantir les résultats d’une telle approche il est indispensable de prendre en compte plusieurs facteurs clés de succès qui sont incontournables. Ces facteurs clés de succès se situent au niveau du choix des champions du changement, de leurs compétences et de leurs disponibilités.

CHANGE ACCELERATION CHAMPIONS PROGRAM

Le choix des champions du changement doit se faire parmi des collaborateurs au sein de la population cible à laquelle s’adresse le changement. Ce sont, de préférence, des hauts potentiels auxquels vous souhaitez proposer de réelles évolutions de carrière dans les prochaines années.

Ces champions doivent avoir le souhait de posséder les compétences nécessaires à la facilitation de groupes de travail ainsi qu’à la gestion de la dynamique d’équipe, ce sont donc idéalement des Managers. Il est, bien entendu, préférable que ces champions expriment un souhait réel de jouer ce rôle qui est à la fois frustrant et en même temps très gratifiant. Nous les formerons puis les coacherons sur ces compétences, il n’est donc pas nécessaire qu’ils les possèdent déjà.

Enfin, il faut que votre organisation soit prête à libérer ces champions pendant 20% de leur temps afin qu’ils puissent se consacrer à leur rôle de champion du changement. Ce point est généralement la cause de beaucoup d’échecs lors de la conduite de changement au sein des entreprises. Vous accepterez de libérer 20% du temps de vos managers hauts potentiels (qui, par définition, sont déjà surchargés) si vous avez décidé de placer le changement concerné à un niveau de priorité élevé.

NOTRE FORCE EST D’ACCOMPAGNER VOTRE ÉQUIPE DIRIGEANTE POUR INITIER LA DÉMARCHE TOP-DOWN PUIS DE FACILITER LE RÉSEAU DE CHAMPIONS DU CHANGEMENT POUR QUE CELUI-CI S’INTÈGRE DURABLEMENT DANS VOTRE ORGANISATION.

 

 

Les séminaires et conventions

Workshops et Team Buildings

La mise en situation ou l’immersion en situations complexes font partie des outils de formalisation du modèle de l’équipe dirigeante.
Le but des sessions workshop ou team building est de créer la prise de conscience du niveau d’excellence et de performance que vous, en tant que CEO/DG, attendez de vos équipes.
Par analogie avec votre Business, chaque membre de l’équipe prendra conscience des nouvelles performances attendues et de la définition de l’excellence collective.

Todd JICK

Maître de conférences à la COLUMBIA BUSINESS SCHOOL
Ancien professeur à la HARVARD BUSINESS SCHOOL - USA

Rory Underwood

Fondateur et PDG de Wingman Ltd.
Ancien joueur International de l’équipe anglaise de Rugby.
Ancien pilote de chasse au sein de la R.A.F.

Yves CONNAN

Fondateur et PDG de KA MATE Strategy SAS
CEO de Steervision LLC
MANAGEMENT LEAD FACILITATOR

SÉMINAIRE DE MOTIVATION ET DE PARTAGE DE BEST PRACTICES POUR ÉQUIPE DIRIGEANTE

Ces séminaires ont lieu sous le format Workshops ou team buildings, séminaires ou conventions.
Renforcer la dynamique de l’Équipe Dirigeante est essentiel pour non seulement intensifier la rapidité de prises de décisions mais surtout pour pérenniser la mise en œuvre de ces décisions.

Il faut que les membres de l’équipe dirigeante s’approprient la méthodologie pour faire vivre la mise en œuvre de l’exécution de la stratégie retenue.

La notion « d’équipe » est primordiale. Il ne faut pas que l’équipe dirigeante soit « bonne » mais il s’agit d’en améliorer le mode de fonctionnement pour qu’elle devienne « excellente » et ainsi obtenir une équipe extrêmement performante qui de plus, est rassemblée autour de votre vision stratégique.

Nous vous proposons des Séminaires innovateurs et surtout constructifs en vue d’améliorer la dynamique d’équipe, dans un contexte exceptionnel, pour les membres de votre Comité de Direction ou Exécutif.

Workshops : surprendre, échanger, motiver... créer l’appropriation des décisions.

Pour développer cette appropriation nous vous proposons une série de Workshops qui répondent aux besoins spécifiques des Équipes Dirigeantes. Nous avons créé 4 Workshops au total dont 2 en France et 2 en Angleterre.

La particularité de ces Workshops est de s’appuyer sur des Best Practices Sportives, Universitaires et Business.

Pour chacune de ces Best Practices nous réalisons un parallèle systématique avec votre réalité professionnelle. De cette façon vous pourrez, concrètement, visualiser toute la valeur ajoutée à en retirer, en les mettant en pratique.

Nous vous proposons des séminaires exceptionnels en France ou à l’étranger.

FRANCE

1. TEAM BUILDING WORKSHOP

Ce workshop est construit autour de la dynamique de l’Équipe Dirigeante. Nous l’avons intitulé Séminaire de Motivation et de partage de Best Practices pour Équipe Dirigeante. L’expérience nous montre que l’appropriation au sein d’une équipe dirigeante se construit dans un premier temps individuellement PUIS collectivement.

Nous avons donc complété notre méthodologie en nous entourant des meilleurs dans leur domaine respectif en travaillant avec Rory UNDERWOOD(*) sur les Comportements Collectifs et Alexis DENIEL (*) sur les Comportements Individuels alors que la partie sur le Pilotage de l’Exécution de la Stratégie sera assurée par Yves CONNAN. L’exécution de la stratégie et les comportements individuels et collectifs sont abordés au cours de ce séminaire de façon totalement complémentaire.

2. CHANGE & LEADERSHIP WORKSHOP

Nous pouvons structurer ce Workshop autour d’une ou plusieurs journée(s) pour partager les Best Practices de la Conduite du Changement en s’appuyant sur les nombreuses réalisations de Todd JICK (*) aux USA et en Europe ainsi que sur le travail réalisé avec Jack Welch chez GE dans les années 90.

Nous pouvons aussi prendre une de vos problématiques de changement et faire travailler vos équipes sur la formalisation du plan d’actions à mettre en œuvre pour initier la transformation de façon durable au sein de votre organisation. Ceci peut se faire sous le format « WorkOut » avec 10 à 15 participants ou sur le format « Town Meeting » pouvant aller jusqu’à 150 participants.
Ces sessions sont facilitées par Todd JICK.

ANGLETERRE

En collaboration avec Rory UNDERWOOD, nous vous aidons à développer une Équipe Dirigeante Extrêmement Performante dans le Pilotage de l’Exécution de la Stratégie.

Nous vous proposons deux Workshops en Angleterre.

3. RUGBY Workshop

Ce programme de deux jours est construit au sein de « Welford Road », temple de l’équipe du Leicester Tigers. Installé au sein de la Suite Européenne de ce stade mythique, vous serez amené à définir comment mieux travailler ensemble. L’aspect théorique sera complété d’un aspect pratique où vous devrez, pendant une rencontre à laquelle vous participerez comme spectateur, analyser la performance de l’équipe locale. Vous aurez l’opportunité d’échanger avec des joueurs au cours de l’après-match. Le lendemain vous réaliserez un débriefing sur le match de la veille en comparant votre analyse avec celle du staff technique, ce qui permettra de mettre en avant l’importance et la qualité de la mesure. Un parallèle avec votre propre situation est réalisé afin d’identifier les bonnes mesures liées à l’efficacité de votre travail en équipe. Il est à noter qu’aucune connaissance particulière des règles de ce sport ne doit être maîtrisée.

4. FLYING Workshop

Ce programme vous permettra d’aborder la notion d’équipe extrêmement performante. Il se déroulera au sein d’une base avancée de la R.A.F.
Vous participerez à un exercice de planification puis de préparation d’une mission dans des conditions réelles. Vous aurez l’opportunité d’observer le fonctionnement d’une équipe performante de pilotes et de mécaniciens puis de débriefer avec eux sur leur mode de fonctionnement. La deuxième journée est dédiée à une mise en parallèle avec votre propre activité. Vous pourrez à cette occasion, partager votre perception avec celle de l’équipe et définir les actions à mener pour évoluer vers une équipe extrêmement performante.

PROGRAMME ANNUEL ET CONVENTION

Un programme annuel peut être construit en s’appuyant sur nos 4 Workshops. Nous pouvons les planifier au cours de l’année pour les intégrer à un travail de fond sur la Dynamique de votre Équipe Dirigeante. Nous pouvons également initier un programme de transformation de votre organisation, piloté par votre Équipe Dirigeante et qui sera complètement adapté au besoin spécifique de votre organisation. Enfin nous intervenons dans le cadre de vos conventions pour mettre en avant l’une des compétences/expériences décrites ci-dessus.